Konkurs ofert na obsługę gastronomiczną XXXV Dni Pruszcza Gdańskiego na zasadzie wyłączności

Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim ogłasza konkurs ofert na obsługę gastronomiczną wydarzenia pod nazwą: XXXV Dni Pruszcza Gdańskiego na zasadzie ograniczonej wyłączności.

1. Organizator Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim ul. Fryderyka Chopina 34, 83-000 Pruszcz Gdański. Wydarzenie: XXXV Dni Pruszcza Gdańskiego, które odbędzie się w dniach 13-14 czerwca 2026 r. na Stadionie Miejskim przy ul. Fryderyka Chopina 34 w Pruszczu Gdańskim.

2. Wyłoniony w toku postępowania Wykonawca zobowiązany jest do obsługi gastronomicznej imprezy w sposób zapewniający sprawną obsługę uczestników wydarzenia. Powierzchnia na której będzie świadczona obsługa obejmuje:
1) 2 x zaplecze Wykonawcy (miejsca przygotowania dań, kasy, itp), - każde po ok. 200 m2,
2) 2 x ogródek gastronomiczny – każdy po ok. 400 m2,
szczegółowa lokalizacja powierzchni zostanie wskazana przez Organizatora,

3. Plan imprezy:
1) w dniu 13 czerwca 2026 r.: od 14.00 do 23.00 stadion CKiS występy sceniczne, koncerty.
2) w dniu 14 czerwca 2026 r.: od 13.00 do 22.00 stadion CKiS prezentacje historyczne, sportowe, wystawy statyczne, występy sceniczne koncerty.

4. Szacowana, przepływowa liczba uczestników wydarzenia ustalana w oparciu o wcześniejsze lata – 15.000 – 20.000 osób.

5. W zakres obsługi wchodzi:
1) dostawa, wraz z instalacją, dwóch ogródków gastronomicznych, każdy z zabezpieczonymi miejscami pod parasolami, ławkami, stołami i namiotami dla ok. 500 osób (wszystkie elementy ogródka muszą być nowe),
2) zapewnienie stałej sprzedaży napojów alkoholowych zawierających nie więcej niż 3,5% alkoholu oraz napojów bezalkoholowych – wyłącznie w miękkich opakowaniach (kubkach plastikowych),
3) zapewnienie stałej sprzedaży na dwóch stanowiskach produktów spożywanych na gorąco -- produkty z grilla (m.in. kiełbasa, karkówka. szaszłyki),
4) utrzymywanie czystości na dzierżawionym terenie,
5) posługiwanie się przez Wykonawcę należycie wykwalifikowanym personelem,
6) możliwość zamówienia przez Organizatora posiłków regeneracyjnych (ciepły posiłek obiadowy z napojem) dla uczestników zawodów i obsługi (ok. 200 porcji). Jest to opcja, Organizator może nie skorzystać z możliwości zamówienia posiłków. W przypadku skorzystania z tej opcji Organizator złoży odrębne zamówienie, a Wykonawca zobowiązany będzie do jego realizacji na warunkach (w tym cenie) wskazanych w ofercie.

6. Miejsce i termin obsługi:
Stadion miejski, płyta dolna, Pruszcz Gdański, ul. Fryderyka Chopina 34, sprzedaż z zapewnieniem bieżącej dostępności całego asortymentu w terminach:
1) 13 czerwca 2026 r. – od godz. 14.00 do godz. 22.30,
2) 14 czerwca 2026 r. – od godz. 13.00 do godz. 21.30.

7. Na sprzedaż produktów, o których mowa w pkt 5 ppkt 2-3 oraz innych potraw z grilla i ciepłych posiłków Wykonawca otrzymuje wyłączność. Inne produkty gastronomiczne
Wykonawca może sprzedawać na dzierżawionym terenie jednak bez wyłączności (dotyczy to np. lodów, popcornu, waty cukrowej, słodyczy, gofrów, chleba ze smalcem, itp.)

8. Wykonawca:
1) nie może oddawać innym podmiotom dzierżawionego terenu w używanie, pod jakimkolwiek tytułem prawnym.
2) nie może powierzyć wykonania jakiejkolwiek części umowy podwykonawcy bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora.

9. Wykonawca jest uprawniony do rozmieszczenia na obszarze ogródków gastronomicznych i w najbliższej okolicy banerów sponsorskich (dot. wyłącznie producentów oferowanych produktów).

10. Organizator zapewnia dostęp do prądu trójfazowego w pobliżu stanowisk gastronomicznych Wykonawcy.

11. Oferta powinna zawierać:
1) nazwę (firmę) i adres Wykonawcy, adres poczty elektronicznej (e-mail), numer telefonu oraz NIP,
2) oferowaną kwotę opłaty (czynszu) za dzierżawę powierzchni wykorzystywanej w celu obsługi imprezy w zakresie określonym w ogłoszeniu – kwotę należy podać w złotych polskich, cyfrowo i słownie,
3) ofertę gastronomiczną i cenową w zakresie produktów, o których mowa w pkt 5 ppkt 2–3 (w tym z dokładnym wskazaniem gramatury oraz cen jednostkowych),
4) ofertę gastronomiczną i cenową wraz z gramaturą w zakresie posiłków regeneracyjnych, o których mowa w pkt 5 ppkt 6 (cena za 1 porcję); złożenie oferty w tym zakresie jest obowiązkowe dla wszystkich Oferentów, przy czym realizacja zamówienia posiłków regeneracyjnych nastąpi wyłącznie w przypadku skorzystania z tej opcji przez Organizatora,
5) opis zaplecza gastronomicznego (zaplecze sprzętowe),
6) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego albo wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
7) pełnomocnictwo do podpisania oferty – o ile umocowanie nie wynika z dokumentów, o których mowa w ppkt 6,
8) podpis osoby uprawnionej oraz datę sporządzenia oferty,
9) potwierdzenie doświadczenia w przeprowadzaniu obsługi gastronomicznej imprez plenerowych o liczbie uczestników co najmniej 4 000 osób, tj. wykaz co najmniej 3 imprez masowych zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, potwierdzony pisemnymi referencjami wystawionymi przez organizatorów imprez. Niespełnienie tego warunku skutkuje odrzuceniem oferty.
Na żądanie Organizatora Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć oryginały dokumentów składających się na ofertę.

12. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

13. Na potrzeby oceny kryteriów, o których mowa w pkt 18, oferta powinna dodatkowo zawierać:
1) Plan organizacji sprzedaży i obsługi, obejmujący co najmniej:
a) liczbę stanowisk sprzedaży i kas w każdym zapleczu,
b) liczbę personelu w podziale na dni imprezy oraz godziny szczytu,
c) rozwiązania organizacyjne ograniczające kolejki (np. oznakowanie, dodatkowe stanowiska, płatności bezgotówkowe),
d) deklarowany maksymalny czas obsługi zamówienia dla produktów grillowych (w minutach).
2) Opis standardów jakości i bezpieczeństwa żywności, obejmujący:
a) oświadczenie o spełnianiu wymagań higienicznych i zdrowotnych oraz wymagań w zakresie bezpieczeństwa żywności określonych w przepisach prawa, a także o posiadaniu (na dzień rozpoczęcia imprezy) wszelkich wymaganych decyzji, zezwoleń i zgłoszeń niezbędnych do prowadzenia działalności gastronomicznej oraz sprzedaży żywności podczas imprezy,
b) opis sposobu zapewnienia stałej dostępności asortymentu,
c) opis procedur utrzymania czystości na terenie dzierżawionym (harmonogram i odpowiedzialność).

14. Termin i forma składania ofert:
Oferty należy składać:
do godziny 9:00 dnia 09 kwietnia 2026 r.
1) drogą elektroniczną (skany dokumentów) na adres e-mail Organizatora:
ckis@pruszcz-gdanski.pl
lub
2) w formie pisemnej osobiście lub pocztą na adres: Centrum Kultury i Sportu, 83-000 Pruszcz Gdański, ul. Chopina 34
Po upływie terminu do składania ofert Organizator przystąpi do sprawdzania kompletności złożonych ofert.

15. Szczegółowe warunki współpracy zawarte zostaną w umowie, której wzór stanowi załącznik do nin. ogłoszenia.

16. Oferty zawierające nieprawdziwe dane lub braki istotne będą odrzucane bez wzywania do uzupełnienia. Organizator może wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień lub usunięcia oczywistych omyłek pisarskich, jeżeli nie prowadzi to do zmiany treści oferty.

17. Organizator ma prawo:
1) zadawania Wykonawcom pytań w celu weryfikacji rzetelności/wyjaśnienia treści oferty,
2) żądania przedłożenia oryginałów dokumentów składających się na ofertę.

18. Oferty podlegają ocenie według poniższych kryteriów, którym łącznie można przyznać maksymalnie 100 punktów. Ocena punktowa stanowi podstawę wyłonienia Oferentów zapraszanych do negocjacji, o których mowa w pkt 19, oraz istotny element wyboru Wykonawcy.
1) Opłata (czynsz) za dzierżawę powierzchni – maks. 30 pkt. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: P1 = (Cbad / Cmax) × 30, gdzie: P1 – punkty w kryterium 1, Cbad – wysokość opłaty wskazana w badanej ofercie, Cmax – najwyższa wysokość opłaty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Wynik zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku.
2) Organizacja i zdolność do sprawnej obsługi uczestników – maks. 40 pkt. Punkty przyznawane są na podstawie informacji zawartych w planie organizacji, o którym mowa w pkt 13 ppkt 1, w podkryteriach: a) liczba stanowisk sprzedaży i kas – 0–15 pkt, b) liczba personelu w godzinach szczytu – 0–10 pkt, c) deklarowany maksymalny czas obsługi w godzinach szczytu – 0–10 pkt, d) rozwiązania ograniczające kolejki – 0–5 pkt.
3) Standardy sanitarne i porządkowe oraz zapewnienie stałej dostępności asortymentu – maks. 30 pkt. Punkty przyznawane są na podstawie informacji, o których mowa w pkt 13 ppkt 2, w podkryteriach: a) złożenie oświadczenia, o którym mowa w pkt 13 ppkt 2 lit. a) – 0 lub 10 pkt. b) procedury utrzymania czystości i porządku – 0–10 pkt, c) sposób zapewnienia stałej dostępności asortymentu – 0–10 pkt.
0 pkt w danym podkryterium oznacza brak wymaganych informacji lub przedstawienie rozwiązań nieadekwatnych do charakteru imprezy i szacowanej liczby uczestników.

19. Organizator przewiduje możliwość prowadzenia negocjacji z nie więcej niż trzema Oferentami, których oferty po wstępnej ocenie punktowej według kryteriów z pkt 18 uzyskają najwyższą liczbę punktów. Negocjacje mogą dotyczyć w szczególności: organizacji obsługi, liczby stanowisk sprzedaży i personelu, zakresu i cen/gramatury asortymentu oraz standardów porządkowych. Wybór oferty po negocjacjach następuje z uwzględnieniem oceny punktowej oraz tego, w jakim zakresie Oferent w negocjacjach doprecyzował i potwierdził możliwość spełnienia wymagań oraz standardów określonych w ogłoszeniu (w szczególności w obszarach objętych kryteriami z pkt 18 ppkt 2–3).

20. Wybór oferty zostanie dokonany spośród ofert złożonych w postępowaniu, spełniających wymagania określone w ogłoszeniu oraz niepodlegających odrzuceniu zgodnie z pkt 16, z uwzględnieniem oceny punktowej, o której mowa w pkt 18, oraz negocjacji, o których mowa w pkt 19.

21. Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą wybranym przez Organizatora po przeprowadzeniu oceny punktowej zgodnie z pkt 18 oraz negocjacji, o których mowa w pkt 19.

22. Wyniki konkursu ogłoszone zostaną na stronie internetowej Organizatora
www.ckis-pruszcz.pl niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert.

23. Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu na każdym etapie z ważnych przyczyn.

24. W razie konieczności wprowadzenia zmian w niniejszym regulaminie, Organizator umieści zmiany na swojej stronie internetowej www.ckis-pruszcz.pl i powiadomi o tym uczestników konkursu. Zmiana regulaminu będzie wiążąca dla wszystkich uczestników konkursu od chwili jej zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.

Klauzula Informacyjna
Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) informuję, że:
Administratorem Państwa danych osobowych jest Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, dane kontaktowe ckis@pruszcz-gdanski.pl. Administrator zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pisząc na adres e-mail iodckis@pruszcz-gdanski.pl.
Mają Państwo prawo do dostępu do swoich danych osobowych, do ich sprostowania, żądania ich usunięcia oraz żądania od Nas ograniczenia przetwarzania danych, a także do ich przenoszenia. Mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy dane osobowe będą przetwarzane niezgodnie z wymogami prawa.
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia konkursu ofert na obsługę gastronomiczną imprezy plenerowej - XXXV Dni Pruszcza Gdańskiego.
Zebrane dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
– art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z art. 6 ust. 1 lit b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków na nas ciążących z mocy obowiązujących przepisów prawa w zakresie dbania o dyscyplinę finansów publicznych, dokonania oceny otrzymanych ofert, wyboru wykonawcy oraz realizacji i rozliczenia umowy zawartej z wykonawcą.
Zakres przetwarzania danych osobowych:
Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe w ściśle określonym, minimalnym zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu, o którym mowa powyżej.
Odbiorcy danych osobowych:
W szczególnych sytuacjach Administrator może przekazać Państwa dane innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, np. wymiar sprawiedliwości.
Okres przechowywania danych osobowych:
Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane, a następnie będą przechowywane zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednak jest ono konieczne dla realizacji wskazanego powyżej celu. Państwa dane nie będą przekazywane do państw trzecich.