Konkurs ofert na zorganizowanie i obsługę Parku Rozrywki podczas XXXV Dni Pruszcza Gdańskiego na zasadzie wyłączności ze sprzedażą biletów

OGŁOSZENIE O KONKURSIE

Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim ogłasza konkurs ofert na zorganizowanie i obsługę

Parku Rozrywki podczas imprezy plenerowej wraz ze sprzedażą biletów

Konkurs dotyczy:

Wydarzenia pod nazwą XXXV Dni Pruszcza Gdańskiego, które odbędzie się 13-14.06.2026 r. na Stadionie Miejskim przy ul. Fryderyka Chopina 34 w Pruszczu Gdańskim.

Powierzchnia udostępniona wykonawcy w celu prowadzenia Parku Rozrywki: 1600 m2.

Organizator eventu: Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim.

Szacowana, przepływowa liczba uczestników eventu ustalana w oparciu o wcześniejsze lata – 15.000 – 20.000 osób.

Oferta powinna uwzględniać urządzenia rozrywkowe dla dzieci i dorosłych, przy czym:

Minimalna ilość urządzeń udostępnionych w ramach Parku Rozrywki – 12 w tym co najmniej 4 średnio i wielkogabarytowe (np. crazy dance, extreme, karuzela Booster, młot),

- wszystkie urządzenia udostępniane w ramach Parku Rozrywki winny posiadać dokumenty potwierdzające dopuszczenie do użytku i odpowiadać BHP i UDT (o ile są wymagane dla danego urządzenia),

- wykonawca zabezpiecza we własnym zakresie zasilanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi i zasilanie urządzeń rozrywkowych /przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym/,

- wykonawca będzie pobierał opłaty za świadczone usługi według ustalonych przez siebie cen, (poza biletami udostępnionymi organizatorowi w cenie promocyjnej).

Oferty należy składać do dnia 19.03.2026 r., do godziny 10.00 (liczy się termin wpływu oferty do Organizatora) wg wyboru wykonawcy:

1. w zamkniętej kopercie na adres Organizatora: Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, ul. Chopina 34, 83-000 Pruszcz Gdański (pocztą, kurierem, osobiste dostarczenie), lub
2. drogą elektroniczną na adres email: ckis@pruszcz-gdanski.pl (w formie zeskanowanych dokumentów).

Po upływie terminu do składania ofert organizator przystąpi do sprawdzenia kompletności złożonych ofert i ich oceny.

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW KONKURSU

Na:

zorganizowanie i obsługę Parku Rozrywki podczas wydarzenia: XXXV Dni Pruszcza Gdańskiego, które odbędą się w dniach 13-14.06.2026 r. w Pruszczu Gdańskim, wraz ze sprzedażą biletów.

Organizator: Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, ul. Chopina 34, 83-000 Pruszcz Gdański,

NIP 6040106765, REGON 220707640.

Miejsce wydarzenia: Stadion Miejski przy ul. Fryderyka Chopina 34 w Pruszczu Gdańskim.

Powierzchnia udostępniona wykonawcy w celu prowadzenia Parku Rozrywki: 1600 m2

1. Opis przedmiotu zamówienia

Na przedmiot zamówienia składa się:

- prowadzenie (zorganizowanie i obsługa) Parku Rozrywki podczas XXXV Dni Pruszcza Gdańskiego, organizowanych w dniach 13-14.06.2026 r.,

- sprzedaż na rzecz Organizatora biletów na atrakcje udostępnione w ramach Parku Rozrywki.

W ramach zamówienia wykonawca zapewni urządzenia spełniające wymagania stawiane przez organizatora, ich bieżącą obsługę oraz zapewnienie pełnej dostępności podczas XXXV Dni Pruszcza Gdańskiego.

2. Zawartość ofert

Wykonawcy zainteresowani udziałem w konkursie zobowiązani są złożyć w terminie wskazanym w ogłoszeniu ofertę sporządzoną na formularzu załączonym do ogłoszenia o konkursie, obejmującą:

1. nazwę i adres Wykonawcy, adres poczty elektronicznej (email), nr telefonu, nr NIP,
2. wykaz wszystkich, nie mniej niż 12 urządzeń, które będą zainstalowane w ramach Parku Rozrywki, w tym co najmniej 4 urządzeń średnio i wielkogabarytowych (np. crazy dance, extreme, karuzela Booster, młot).

Wykaz powinien zawierać nazwy wszystkich urządzeń, daty ich produkcji, do wykazu należy załączyć zdjęcia wszystkich urządzeń,

dokumenty potwierdzające dopuszczenie wszystkich urządzeń do użytku w dacie przeprowadzenia imprezy,

3. kopię aktualnego ubezpieczenia OC wykonawcy od zdarzeń związanych z działalnością w zakresie wesołych miasteczek i parków rozrywki, obejmującą okres przeprowadzenia imprezy,
4. informację o nie mniej niż 3 imprezach plenerowych (np. koncert, festyn) obsłużonych przez Wykonawcę w ciągu poprzednich 3 lat w zakresie prowadzenia Parku Rozrywki wraz ze wskazaniem daty i miejsca imprezy,
5. wysokość oferowanej opłaty w wysokości brutto za udostępnienie powierzchni, na której będzie prowadzony Park Rozrywki, kwotę tą należy podać w złotych polskich cyfrowo i słownie,
6. oferowaną ilość biletów na urządzenia udostępnione w ramach Parku Rozrywki, które wykonawca sprzeda na rzecz Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim w cenie promocyjnej 1 zł brutto za sztukę (bilety zapewniają wstęp na każde z urządzeń),
7. ceny biletów wstępu na poszczególne urządzenia, które nie mogą przekroczyć 35 zł/sztukę,
8.  oświadczenie wykonawcy, że wykonując przedmiot umowy będzie posługiwał się osobami posiadającymi należyte, wymagane obowiązującymi przepisami kwalifikacje i uprawnienia do obsługi urządzeń,
9. aktualny odpis wykonawcy z Krajowego Rejestru Sądowego lub informację z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
10. pełnomocnictwo do podpisania oferty (o ile umocowanie do dokonania czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty),
11. podpis oferenta i datę sporządzenia oferty.

Każdy Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

Dokumenty załączone do oferty powinny być sporządzone w języku polskim (w wypadku dokumentów sporządzonych w języku innym niż polski niezbędne jest przedstawienie tłumaczenia wykonanego przez tłumacza przysięgłego).

Na żądanie Organizatora Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć oryginały dokumentów składających się na ofertę.

3. Ocena ofert

Jeżeli oferta zawiera braki, składający ją zostanie wezwany do ich usunięcia w terminie 7 dni. Wezwanie do usunięcia braków zostanie wysłane na adres poczty elektronicznej (email) Wykonawcy, termin 7 dni do usunięcia braków liczony jest od wysłania wezwania.

Oferty zawierające nieprawdziwe dane lub których braków nie usunięto w terminie, nie będą uwzględniane w procesie oceny (są odrzucane bez wzywania Wykonawcy do uzupełnienia/sprostowania danych lub informacji).

Organizator ma prawo zadawania wykonawcom pytań w celu weryfikacji rzetelności/wyjaśnienia treści oferty.

Kryteriami oceny ofert są:

1. wysokość opłaty za udostępnienie powierzchni, na której będzie prowadzony park rozrywki – każdy 1000 zł to 1 punkt,
2. ilość biletów na urządzenia udostępnione w ramach Parku Rozrywki (każdy bilet ważny na każde z urządzeń), które wykonawca sprzeda na rzecz Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim w cenie promocyjnej 1 zł brutto za sztukę – każde 100 szt. to 1 punkt.

Maksymalna ilość punktów do uzyskania w oparciu o to kryterium: 13.

3. wiek urządzeń:

– jeżeli średnia wieku wszystkich urządzeń mieści się w przedziale 0 – 5 lat - 6 punktów,

- jeżeli średnia wieku wszystkich urządzeń mieści się w przedziale 5 – 10 lat - 4 punkty,

- jeżeli średnia wieku wszystkich urządzeń mieści się w przedziale 10 – 15 lat - 1 punkt,

- jeżeli średnia wieku wszystkich urządzeń przekracza 15 lat - 0 punktów.

4. wysokość cen biletów wstępu na urządzenia – każda złotówka poniżej 35 zł/bilet to 1 punkt.

Maksymalna ilość punktów do uzyskania w oparciu o to kryterium: 5.

4. Pozostałe warunki konkursu

1) Umowa zostanie zawarta z wykonawcą, którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów, w ciągu 21 dni od ogłoszenia wyników konkursu.

2) Wyniki konkursu ogłoszone zostaną na stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert.

3) Załącznikiem do specyfikacji jest wzór umowy z wykonawcą,

4) Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu na każdym etapie, bez podawania przyczyny.

5) W razie konieczności wprowadzenia zmian w niniejszej specyfikacji, Organizator umieści zmiany na swojej stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl i powiadomi o tym uczestników konkursu. Zmiana specyfikacji będzie wiążąca dla wszystkich uczestników konkursu od chwili jej zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.

Klauzula Informacyjna

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) informuję, że:

Administratorem Państwa danych osobowych jest Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, dane kontaktowe ckis@pruszcz-gdanski.pl. Administrator zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pisząc na adres e-mail iodckis@pruszcz-gdanski.pl.

Mają Państwo prawo do dostępu do swoich danych osobowych, do ich sprostowania, żądania ich usunięcia oraz żądania od Nas ograniczenia przetwarzania danych, a także do ich przenoszenia. Mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy dane osobowe będą przetwarzane niezgodnie z wymogami prawa.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia konkursu ofert na obsługę Parku rozrywki w ramach imprezy plenerowej - XXXV Dni Pruszcza Gdańskiego.

Zebrane dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

– art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z art. 6 ust. 1 lit b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków na nas ciążących z mocy obowiązujących przepisów prawa w zakresie dbania o dyscyplinę finansów publicznych, dokonania oceny otrzymanych ofert, wyboru wykonawcy oraz realizacji i rozliczenia umowy zawartej z wykonawcą.

Zakres przetwarzania danych osobowych:

Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe w ściśle określonym, minimalnym zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu, o którym mowa powyżej.

Odbiorcy danych osobowych:

W szczególnych sytuacjach Administrator może przekazać Państwa dane innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, np. wymiar sprawiedliwości.

Okres przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane, a następnie będą przechowywane zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednak jest ono konieczne dla realizacji wskazanego powyżej celu. Państwa dane nie będą przekazywane do państw trzecich.

FORMULARZ OFERTY - WZÓR

1.

nazwę i adres Wykonawcy:

………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………….

adres poczty elektronicznej (email) Wykonawcy: ………………………………………………………..……………….,

nr telefonu Wykonawcy: …………………………………,

nr NIP Wykonawcy: …………………………………………

2.

wykaz wszystkich, nie mniej niż 12 urządzeń, które będą zainstalowane w ramach Parku Rozrywki, w tym co najmniej  4 urządzeń średnio i wielkogabarytowych (np. crazy dance, extreme, karuzela Booster, młot), oraz ceny biletów wstępu na urządzenia

3.

Informacja o nie mniej niż 3 imprezach plenerowych (np. koncert, festyn) obsłużonych przez Wykonawcę w ciągu poprzednich 3 lat w zakresie prowadzenia Parku Rozrywki, wraz ze wskazaniem daty i miejsca imprezy:

4.

wysokość oferowanej opłaty za udostępnienie powierzchni na której będzie prowadzony Park Rozrywki:

…………………………………………………………………………………..………………………………………………… brutto

słownie: ……………………………………………………………………………………..……………………………….. brutto

5.

oferowana ilość biletów na urządzenia udostępnione w ramach Parku Rozrywki, które Wykonawca sprzeda na rzecz Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim w cenie promocyjnej 1 zł brutto za sztukę (bilety zapewniają wstęp na każde z urządzeń):

……………………………………………………..……………….

słownie: ……………………………………..…………………

6.

Wykonawca oświadcza, że wykonując przedmiot umowy będzie posługiwał się osobami posiadającymi należyte, wymagane obowiązującymi przepisami kwalifikacje i uprawnienia do obsługi urządzeń.

………………………………………………………….

(podpis)

                                                                                              ……………………………………………………………………….

podpis oferenta i datę sporządzenia oferty.