Konkurs ofert na obsługę gastronomiczną XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego na zasadzie wyłączności

Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim ogłasza konkurs  ofert na obsługę gastronomiczną eventu pod nazwą: XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego na zasadzie ograniczonej wyłączności.

1. Organizator Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, ul. Fryderyka Chopina 34, 83-000 Pruszcz Gdański.
   
   Event : XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego, które odbędą się w dniach 15-16.06.2024 r. na Stadionie Miejskim przy ul. Fryderyka Chopina 34 w Pruszczu Gdańskim.
    
2. Wyłoniony w toku postępowania Wykonawca zobowiązany jest do obsługi gastronomicznej imprezy w sposób zapewniający sprawną obsługę uczestników eventu. Powierzchnia na której będzie świadczona obsługa obejmuje:

1. 2 x zaplecze Wykonawcy (miejsca przygotowania dań, kasy, itp), - każde po ok. 200 m2,
2. 2 x ogródek gastronomiczny – każdy po ok. 400 m2, szczegółowa lokalizacja powierzchni zostanie wskazana przez Organizatora,
3. Plan imprezy:

1) w dniu 15 czerwca 2024 r.:od 14.00 do 23.00 stadion CKiS występy sceniczne, koncerty.

2) w dniu 16 czerwca 2024 r.: od 13.00 do 22.00 stadion CKiS prezentacje historyczne, sportowe, wystawy statyczne, występy sceniczne koncerty.

4. Szacowana, przepływowa liczba uczestników eventu ustalana w oparciu o wcześniejsze lata – 15.000 – 20.000 osób.
5. W zakres obsługi wchodzi:

1) dostawa, wraz z instalacją, dwóch ogródków gastronomicznych, każdy z zabezpieczonymi miejscami pod parasolami, ławkami, stołami i namiotami dla ok. 500 osób(wszystkie elementy ogródka muszą być nowe),

2) zapewnienie stałej sprzedaży

3) zapewnienie stałej sprzedaży na dwóch stanowiskach produktów spożywanych na gorąco -- produkty z grilla (m.in. kiełbasa, karkówka. szaszłyki),

4) utrzymywanie czystości na dzierżawionym terenie,

5) posługiwanie się przez Wykonawcę należycie wykwalifikowanym personelem,

6) możliwość zamówienia przez Organizatora posiłków regeneracyjnych (ciepły posiłek obiadowy z napojem) dla uczestników zawodów i obsługi (ok. 200 porcji). Jest to opcja, Organizator może nie skorzystać z możliwości zamówienia posiłków.

6. Miejsce i termin obsługi:

Stadion miejski, płyta dolna, Pruszcz Gdański, ul. Fryderyka Chopina 34, sprzedaż z zapewnieniem bieżącej dostępności całego asortymentu w terminach:

1) 15 czerwca 2024 r. – od godz. 14:00 do godz. 22:30,

2) 16 czerwca 2024. r. – od godz. 13:00 do godz. 21:30.

7. Na sprzedaż produktów o których mowa w pkt 5 ppkt 2-3 oraz innych potraw z grilla i ciepłych posiłków Wykonawca otrzymuje wyłączność. Inne produkty gastronomiczne Wykonawca może sprzedawać na dzierżawionym terenie jednak bez wyłączności (dotyczy to np. lodów, popcornu, waty cukrowej, słodyczy, gofrów, chleba ze smalcem, itp.)
8. Wykonawca nie może podnajmować innym podmiotom dzierżawionego terenu.
9. Wykonawca jest uprawniony do rozmieszczenia na obszarze ogródków gastronomicznych i w najbliższej okolicy banerów sponsorskich (dot. wyłącznie producentów oferowanych produktów).
10. Organizator zapewnia dostęp do prądu trójfazowego w pobliżu stanowisk gastronomicznych Wykonawcy.
11. Oferta powinna zawierać:

1) nazwę i adres Wykonawcy, adres poczty elektronicznej (email), nr telefonu, nr NIP,

2) oferowaną kwotę za dzierżawę powierzchni wykorzystywanej w celu obsługi imprezy w umówionym zakresie – kwotę tą należy podać w złotych polskich cyfrowo i słownie,

3) ofertę gastronomiczną i cenową w zakresie produktów o których mowa w pkt 5 ppkt 2-3, tj. piwo, (wraz z dokładnym wskazaniem gramatury oferowanych produktów i ich cen jednostkowych),

4) ofertę gastronomiczną i cenową oraz gramaturę w zakresie posiłków regeneracyjnych(pkt 5 ppkt 6 powyżej),

5) ofertę zaplecza gastronomicznego (zaplecze sprzętowe),

6) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub odpis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

7) pełnomocnictwo podpisania oferty (o ile umocowanie do dokonania czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty),

8) podpis Wykonawcy i datę sporządzenia oferty,

10) potwierdzenie doświadczenia (referencje) w przeprowadzaniu obsługi gastronomicznej imprez plenerowych (co najmniej 3 imprezy masowe w ostatnich 3 latach przed złożeniem oferty),

11. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

12. Termin, miejsce i forma składania ofert:

1) do 14.03.2024 roku do godz. 10.00,

2) miejsce składania ofert: sekretariat Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, ul. Fryderyka Chopina 34 

3) forma składania ofert konkursowych: forma pisemna, w zamkniętej kopercie.

4) otwarcie kopert nastąpi 14.03.2024 r. o godzinie 10;15 po czym organizator przystąpi do sprawdzania kompletności złożonych ofert.

13. Szczegółowe warunki współpracy zawarte zostaną w umowie, której wzór stanowi załącznik do nin. ogłoszenia.

14. Oferty zawierające nieprawdziwe dane lub zawierające braki nie będą uwzględniane w procesie oceny (są odrzucane bez wzywania wykonawcy do uzupełnienia/sprostowania danych lub informacji).

15. Organizator ma prawo zadawania Wykonawcom pytań w celu weryfikacji rzetelności/wyjaśnienia treści oferty.

16. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany spośród ofert złożonych w postępowaniu i spełniających postawione wymagania.

17. Organizator przewiduje możliwość prowadzenia negocjacji z dwoma wybranymi oferentami, których oferty zostaną uznane za najkorzystniejsze.

18. Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, w ciągu 21 dni od ogłoszenia wyników konkursu.

19. Wyniki konkursu ogłoszone zostaną na stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl  niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert.

20. Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu na każdym etapie, bez podawania przyczyny.

21. W razie konieczności wprowadzenia zmian w niniejszym regulaminie, Organizator umieści zmiany na swojej stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl i  powiadomi o tym uczestników konkursu. Zmiana regulaminu będzie wiążąca dla wszystkich uczestników konkursu od chwili jej zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.

Klauzula Informacyjna

Zgodnie z  rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) informuję, że:

Administratorem Państwa danych osobowych jest Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, dane kontaktowe ckis@pruszcz-gdanski.pl. Administrator zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pisząc na adres e-mail iodckis@pruszcz-gdanski.pl.

Mają Państwo prawo do dostępu do swoich danych osobowych, do ich sprostowania, żądania ich usunięcia oraz żądania od Nas ograniczenia przetwarzania danych, a także do ich przenoszenia. Mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy dane osobowe będą przetwarzane niezgodnie z wymogami prawa.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia konkursu ofert na obsługę gastronomiczną imprezy plenerowej - XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego.

Zebrane dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

– art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z art. 6 ust. 1 lit b RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków na nas ciążących z mocy obowiązujących przepisów prawa w zakresie dbania o dyscyplinę finansów publicznych, dokonania oceny otrzymanych ofert, wyboru wykonawcy oraz realizacji i rozliczenia umowy zawartej z wykonawcą.

Zakres przetwarzania danych osobowych:

Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe w ściśle określonym, minimalnym zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu, o którym mowa powyżej.

Odbiorcy danych osobowych:

W szczególnych sytuacjach Administrator może przekazać Państwa dane innym podmiotom na podstawie przepisów prawa, np. wymiar sprawiedliwości.

Okres przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane, a następnie będą przechowywane zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednak jest ono konieczne dla realizacji wskazanego powyżej celu. Państwa dane nie będą przekazywane do państw trzecich.