NOWY Konkurs ofert na obsługę gastronomiczną XXXII Dni Pruszcza Gdańskiego na zasadzie wyłączności

Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim ogłasza konkurs ofert na obsługę gastronomiczną eventu pod nazwą: XXXII Dni Pruszcza Gdańskiego na zasadzie ograniczonej wyłączności.

1. Organizator: Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, ul. Fryderyka Chopina 34, 83-000 Pruszcz Gdański. Event: XXXII Dni Pruszcza Gdańskiego, które odbędą się w dniach 17-18.06.2023 r. na Stadionie Miejskim przy ul. Fryderyka Chopina 34 w Pruszczu Gdańskim.
2. Wyłoniony w toku postępowania Wykonawca zobowiązany jest do obsługi gastronomicznej imprezy w sposób zapewniający sprawną obsługę uczestników eventu. Powierzchnia na której będzie świadczona obsługa obejmuje:

1. 2 x zaplecze Wykonawcy (miejsca przygotowania dań, kasy, itp), - każde po ok. 200 m2,
2. 2 x ogródek gastronomiczny – każdy po ok. 400 m2,

szczegółowa lokalizacja powierzchni zostanie wskazana przez Organizatora,

3. Plan imprezy:

1) w dniu 17 czerwca 2023 r.:  od 14.00 do 23.00 stadion CKiS występy sceniczna, koncerty.

2) w dniu 18 czerwca 2023 r.: od 13.00 do 22.00 stadion CKiS prezentacje historyczne, sportowe, wystawy statyczne, występy sceniczne koncerty.

4. Szacowana, przepływowa liczba uczestników eventu ustalana w oparciu o wcześniejsze lata – 15.000 – 20.000 osób.
5. W zakres obsługi wchodzi:

1) dostawa, wraz z instalacją, dwóch ogródków gastronomicznych, każdy z zabezpieczonymi miejscami pod parasolami, ławkami, stołami i namiotami dla ok. 500 osób (wszystkie elementy ogródka muszą być nowe)

2) zapewnienie stałej sprzedaży napojów alkoholowych zawierających nie więcej niż 3,5% alkoholu oraz napojów bezalkoholowych – wyłącznie w miękkich opakowaniach (kubkach plastikowych),

3) zapewnienie stałej sprzedaży na dwóch stanowiskach produktów spożywanych na gorąco - produkty z grilla (m.in. kiełbasa, karkówka. szaszłyki),

4) utrzymywanie czystości na dzierżawionym terenie,

5) posługiwanie się przez Wykonawcę należycie wykwalifikowanym personelem,

6) możliwość zamówienia przez Organizatora posiłków regeneracyjnych (ciepły posiłek obiadowy z napojem) dla uczestników zawodów i obsługi (ok. 200 porcji). Jest to opcja, Organizator może nie skorzystać z możliwości zamówienia posiłków.

6. Miejsce i termin obsługi:

Stadion miejski, płyta dolna, Pruszcz Gdański, ul. Fryderyka Chopina 34, sprzedaż z zapewnieniem bieżącej dostępności całego asortymentu w terminach:

1) 17 czerwca 2023 r. – od godz. 14:00 do godz. 22:30,

2) 18 czerwca 2023. r. – od godz. 13:00 do godz. 21:30.

7. Na sprzedaż produktów o których mowa w pkt 5 ppkt 2-3 oraz innych potraw z grilla i ciepłych posiłków Wykonawca otrzymuje wyłączność. Inne produkty gastronomiczne Wykonawca może sprzedawać na dzierżawionym terenie jednak bez wyłączności (dotyczy to np. lodów, popcornu, waty cukrowej, słodyczy, gofrów, chleba ze smalcem, itp.)
8. Wykonawca nie może podnajmować innym podmiotom dzierżawionego terenu.
9. Wykonawca jest uprawniony do rozmieszczenia na obszarze ogródków gastronomicznych i w najbliższej okolicy banerów sponsorskich (dot. wyłącznie producentów oferowanych produktów).
10. Organizator zapewnia dostęp do prądu trójfazowego w pobliżu stanowisk gastronomicznych Wykonawcy.
11. Oferta powinna zawierać:

1) nazwę i adres Wykonawcy, adres poczty elektronicznej (email), nr telefonu, nr NIP, nr REGON,

2) oferowaną kwotę za dzierżawę powierzchni wykorzystywanej w celu obsługi imprezy w umówionym zakresie – kwotę tą należy podać w złotych polskich cyfrowo i słownie,

3) ofertę gastronomiczną i cenową w zakresie produktów o których mowa w pkt 5 ppkt 2-3, tj. piwo, kiełbasa, karkówka, szaszłyki (wraz z dokładnym wskazaniem gramatury oferowanych produktów i ich cen jednostkowych),

4) ofertę gastronomiczną i cenową oraz gramaturę w zakresie posiłków regeneracyjnych (pkt 5 ppkt 6 powyżej),

5) ofertę zaplecza gastronomicznego (zaplecze sprzętowe),

6) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub odpis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

7) zaświadczenia o braku zaległości w opłatach wobec Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, nie dawniej  niż  miesiąc przed  terminem złożenia oferty,

8) pełnomocnictwo podpisania oferty (o ile umocowanie do dokonania czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty),

9) podpis Wykonawcy i datę sporządzenia oferty,

10) potwierdzenie doświadczenia (referencje) w przeprowadzaniu obsługi gastronomicznej imprez plenerowych (co najmniej 3 imprezy masowe od 2019 roku włącznie),

11) oświadczenie Wykonawcy (dotyczy osób fizycznych) o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w treści oferty na cele związane z organizacją konkursu oraz oświadczenie Wykonawcy (dotyczy osób fizycznych) o wywiązaniu się Organizatora z obowiązku o którym mowa w art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2016.922 t.j. z dnia 2016.06.28), o treści:

Składający ofertę oświadcza że został poinformowany przez Organizatora o tym że:
1) administratorem danych osobowych składającego ofertę jest Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim przy ul. Chopina 34,

2) dane osobowe składającego ofertę zawarte w ofercie zbierane będą wyłącznie w celu przeprowadzenia konkursu, przy tym ze względu na jawność postępowania konkursowego mogą być udostępnione innym osobom żądającym informacji o konkursie,

3) składający ofertę ma prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania,

4) dane osobowe składający ofertę podaje dobrowolnie, ale jest to niezbędne w celu udziału w konkursie.

Składający ofertę wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celu udziału w konkursie, i ma świadomość i akceptuje, że postępowanie konkursowe ma charakter jawny, a dane osobowe w postaci imienia i nazwiska/nazwy firmy będą zawarte w informacji o wynikach konkursu, ogłoszonych na stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl, oraz przekazanych pozostałym uczestnikom konkursu.

11. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

12. Termin, miejsce i forma składania ofert:

1) do 11.04.2023 roku do godz. 10.00

2) miejsce składania ofert: sekretariat Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim, ul. Fryderyka Chopina 34,

3) forma składania ofert konkursowych: forma pisemna, w zamkniętej kopercie.

4) otwarcie kopert nastąpi 11.04.2023 r. o godzinie 10.15 po czym organizator przystąpi do sprawdzania kompletności złożonych ofert.

13. Szczegółowe warunki współpracy zawarte zostaną w umowie, której wzór stanowi załącznik do nin. ogłoszenia.

14. Jeżeli oferta zawiera braki, składający ją zostanie wezwany do ich usunięcia w terminie 7 dni. Wezwanie do usunięcia braków zostanie wysłane na adres poczty elektronicznej (email) Wykonawcy, termin 7 dni do usunięcia braków liczony jest od wysłania wezwania. Uzupełnienie ofert może nastąpić drogą elektroniczną (mail z zeskanowanymi dokumentami na adres organizatora: ckis@pruszz-gdanski.pl)

15. Oferty zawierające nieprawdziwe dane lub których braków nie usunięto w terminie, nie będą uwzględniane w procesie oceny (są odrzucane bez wzywania wykonawcy do uzupełnienia/sprostowania danych lub informacji).

16. Organizator ma prawo zadawania Wykonawcom pytań w celu weryfikacji rzetelności/wyjaśnienia treści oferty.

17. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany spośród ofert złożonych w postępowaniu i spełniających postawione wymagania.

18. Organizator przewiduje możliwość prowadzenia negocjacji z dwoma wybranymi oferentami, których oferty zostaną uznane za najkorzystniejsze.

19. Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, w ciągu 21 dni od ogłoszenia wyników konkursu.

20. Wyniki konkursu ogłoszone zostaną na stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl  niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert.

21. Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu na każdym etapie, bez podawania przyczyny.

22. W razie konieczności wprowadzenia zmian w niniejszym regulaminie, Organizator umieści zmiany na swojej stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl i  powiadomi o tym uczestników konkursu. Zmiana regulaminu będzie wiążąca dla wszystkich uczestników konkursu od chwili jej zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora