Konkurs ofert na obsługę gastronomiczną eventu pod nazwą XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego na zasadzie wyłączności

Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim ogłasza konkurs  ofert na obsługę gastronomiczną eventu pod nazwą: XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego na zasadzie wyłączności.

1. Organizator Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim,
   ul. Fryderyka Chopina 34, 83-000 Pruszcz Gdański.
2. Event : XXXIII Dni Pruszcza Gdańskiego , które odbędą się w dniach 11-12.06.2022 r. na Stadionie Miejskim przy ul. Fryderyka Chopina 34 w Pruszczu Gdańskim.
3. Wyłoniony w toku postępowania Wykonawca zobowiązany jest do obsługi gastronomicznej imprezy w sposób zapewniający sprawną obsługę uczestników eventu. Powierzchnia na której będzie świadczona obsługa obejmuje:

1. 2 x zaplecze Wykonawcy (miejsca przygotowania dań, kasy, itp), - każde po ok. 200 m2,
2. 2 x ogródek gastronomiczny – każdy po ok. 400 m2, szczegółowa lokalizacja powierzchni zostanie wskazana przez Organizatora,
3. Plan imprezy:

1) w dniu 11 czerwca 2022 r.:od 13.00 do 24.00 stadion CKiS występy sceniczna, koncerty.

2) w dniu 12 czerwca 2022 r.: od 13.00 do 22.30 stadion CKiS prezentacje historyczne, sportowe, wystawy statyczne, występy sceniczne koncerty.

4. Szacowana, przepływowa liczba uczestników eventu ustalana w oparciu o wcześniejsze lata – 15.000 – 20.000 osób.
5. W zakres obsługi wchodzi:

1) dostawa, wraz z instalacją, dwóch ogródków gastronomicznych, każdy z zabezpieczonymi miejscami pod parasolami, ławkami, stołami i namiotami dla ok. 500 osób( wszystkie elementy ogródka muszą być nowe)

2) zapewnienie stałej sprzedaży

3) zapewnienie stałej sprzedaży na dwóch stanowiskach produktów spożywanych na gorąco - z grilla, oraz artykułów małej gastronomii, np.: zapiekanki, hot-dogi, frytki, hamburgery, szaszłyki,

4) utrzymywanie czystości na dzierżawionym terenie,

5) posługiwanie się przez Wykonawcę należycie wykwalifikowanym personelem.

6. Miejsce i termin obsługi:

Stadion miejski, płyta dolna, Pruszcz Gdański, ul. Fryderyka Chopina 34, sprzedaż z zapewnieniem bieżącej dostępności całego asortymentu w terminach:

1) 11 czerwca 2022 r. – od godz. 13:00 do godz. 23:30,

2) 12 czerwca 2022. r. – od godz. 13:00 do godz. 22:00.

7. Na sprzedaż produktów o których mowa w pkt 5 ppkt 2-3 Wykonawca otrzymuje wyłączność.
8. Wykonawca jest uprawniony do rozmieszczenia na obszarze ogródków gastronomicznych i w najbliższej okolicy banerów sponsorskich (dot. wyłącznie producentów oferowanych produktów).
9. Organizator zapewnia dostęp do prądu trójfazowego w pobliżu stanowisk gastronomicznych Wykonawcy.
10. Oferta powinna zawierać:

1) nazwę i adres Wykonawcy, adres poczty elektronicznej (email), nr telefonu, nr NIP, nr REGON,

2) oferowaną kwotę za dzierżawę powierzchni wykorzystywanej w celu obsługi imprezy w umówionym zakresie – kwotę tą należy podać w złotych polskich cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku,

3) ofertę gastronomiczną i cenową (wraz z dokładnym wskazaniem oferowanych produktów i ich cen jednostkowych,

4) ofertę zaplecza gastronomicznego (zaplecze sprzętowe),

5) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub odpis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,

6) zaświadczenia o braku zaległości w opłatach wobec Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, nie dawniejniżmiesiąc przedterminem złożenia oferty,

7) pełnomocnictwo podpisania oferty (o ile umocowanie do dokonania czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty),

8) podpis Wykonawcy i datę sporządzenia oferty,

9) potwierdzenie doświadczenia (referencje) w przeprowadzaniu obsługi gastronomicznej imprez plenerowych (co najmniej 3 imprezy masowe w ostatnich 3 latach przed złożeniem oferty),

10) oświadczenie Wykonawcy (dotyczy osób fizycznych) o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w treści oferty na cele związane z organizacją konkursu oraz oświadczenie Wykonawcy (dotyczy osób fizycznych) o wywiązaniu się Organizatora z obowiązku o którym mowa w art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r.

Składający ofertę oświadcza że został poinformowany przez Organizatora o tym że:
1) administratorem danych osobowych składającego ofertę jest Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim przy ul. Chopina 34,

2) dane osobowe składającego ofertę zawarte w ofercie zbierane będą wyłącznie w celu przeprowadzenia konkursu, przy tym ze względu na jawność postępowania konkursowego mogą być udostępnione innym osobom żądającym informacji o konkursie,
3) składający ofertę ma prawo dostępu do swoich danych oraz ich poprawiania,
4) dane osobowe składający ofertę podaje dobrowolnie, ale jest to niezbędne w celu udziału w konkursie.

Składający ofertę wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celu udziału w konkursie, i ma świadomość i akceptuje, że postępowanie konkursowe ma charakter jawny, a dane osobowe w postaci imienia i nazwiska/nazwy firmy będą zawarte w informacji o wynikach konkursu, ogłoszonych na stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl, oraz przekazanych pozostałym uczestnikom konkursu.

11. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.

12. Termin, miejsce i forma składania ofert:

1) do 04.03.2022 roku do godz. 10.00,

2) miejsce składania ofert: sekretariat Centrum Kultury i Sportu w Pruszczu Gdańskim                     ul. Fryderyka Chopina 34,

3) forma składania ofert konkursowych: forma pisemna, w zamkniętej kopercie.

4) otwarcie kopert nastąpi 04.03.2022 r. o godzinie 10;15 po czym organizator przystąpi do sprawdzania kompletności złożonych ofert.

13. Kryterium oceny ofert jest wysokość kwoty za dzierżawę powierzchni – wybrana zostanie oferta zawierająca najwyższą kwotę.

14. Szczegółowe warunki współpracy zawarte zostaną w umowie, której wzór stanowi załącznik do nin. ogłoszenia.

15. Jeżeli oferta zawiera braki, składający ją zostanie wezwany do ich usunięcia w terminie 7 dni. Wezwanie do usunięcia braków zostanie wysłane na adres poczty elektronicznej (email) Wykonawcy, termin 7 dni do usunięcia braków liczony jest od wysłania wezwania.

16. Oferty zawierające nieprawdziwe dane lub których braków nie usunięto w terminie, nie będą uwzględniane w procesie oceny (są odrzucane bez wzywania wykonawcy do uzupełnienia/sprostowania danych lub informacji).

17. Organizator ma prawo zadawania Wykonawcom pytań w celu weryfikacji rzetelności/wyjaśnienia treści oferty.

18. Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą którego oferta uzyska najwyższą ilość punktów, w ciągu 21 dni od ogłoszenia wyników konkursu.

17. Wyniki konkursu ogłoszone zostaną na stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl  niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert.

18. Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia konkursu na każdym etapie, bez podawania przyczyny.

19. W razie konieczności wprowadzenia zmian w niniejszym regulaminie, Organizator umieści zmiany na swojej stronie internetowej Organizatora www.ckis-pruszcz.pl i  powiadomi o tym uczestników konkursu. Zmiana regulaminu będzie wiążąca dla wszystkich uczestników konkursu od chwili jej zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.